Necesidades
Son muchas la compañías que disponen de una aplicación compleja para para gestionar las vacaciones de sus empleados, aunque es cierto que muchas no lo tienen disponible y al alcance de estos. En consecuencia el procedimiento habitual pasa por recibir por correo electrónico las solicitudes para que a su vez éstas sean remitidas a los diferentes Jefes de Departamento para su aceptación. Este proceso, que en un 80% de las ocasiones se realiza de forma manual, conlleva frecuentes ineficiencias como la ralentización de los procesos y la alta intervención en tareas administrativas de escaso valor.
Pero el problema no radica solamente en la gestión de las solicitudes. El usuario no dispone de la información necesaria en tiempo real (solicitudes cursadas, días disponibles, etc.) lo que conlleva a una segunda carga administrativa para la disposición de información o la resolución de errores en las peticiones cursadas.
Solución
Con Gestión de Vacaciones reduce considerablemente la intervención MANUAL en un 90%, ya que el procedimiento de aprobación de cualquier solicitud se establece mediante reglas de WORKFLOW que actúan de forma dinámica con cada petición.
El usuario está informado en tiempo real de los días disponibles por cada concepto y las solicitudes cursadas. En una sola pantalla esta información es filtrada por cada usuario que se autentica en el portal.
Los aprobadores (hasta dos niveles) reciben un correo y aprueban el contenido de la petición. Cada aprobador se determinará en función del departamento de pertenencia del usuario.
El sistema permite a su vez evitar la solicitud en el caso de que ésta no se corresponda con los días disponibles o por ejemplo, pertenezca a un intervalo temporal que la organización haya limitado.
Además, Gestión de Vacaciones está abierto para establecer los tipos de días que el usuario dispone:
- Vacaciones
- Moscosos
- Puentes
- Bajas por enfermedad
- Ausencias por Maternidad / Paternidad
- Asuntos Propios
- etc.
La impersonación también es posible, como en los casos de maternidad, en los que un responsable con los privilegios suficientes podrá realizar la solicitud en nombre de los usuarios. El sistema se alimenta desde el directorio activo y admite filtrados y vistas del mismo.