Son muchas las compañías que gestionan de forma manual, a través de la dedicación directa de su personal administrativo, la reserva de salas y de otros elementos necesarios para una reunión. La habitual carencia de una notificación global de estas reservas al resto de la compañía produce frecuentes ineficiencias y errores en la gestión de dichas salas y recursos, así como frecuentes problemas asociados a la optimización del tiempo de los usuarios.
Los usuarios, que no disponen de la información necesaria en tiempo real, se ven afectados en múltiples ocasiones por reservas paralelas. Esta inoperancia se agrava en el caso de reservas cuyo objeto es propiciar multi-conferencias entre diversas ubicaciones.
NPS RESERVA DE SALASMMX provee de filtros de selección y representación visual de todas las salas existentes, informando de su disponibilidad y características, evitando duplicidades y facilitando la optimización del tiempo de los usuarios y del uso de los recursos.
Solución
El usuario, a través de un formulario con múltiples filtros, puede seleccionar la sala o salas independientemente de su ubicación y de las fechas requeridas (permite recurrencia dentro de un periodo de tiempo)
El usuario está informado de forma global y en tiempo real de las salas disponibles u ocupadas (en proceso de reserva o con dicha reserva confirmada), así como de las personas que ha realizado las solicitudes. Por defecto esta herramienta nos muestra una vista con las reservas de todas las salas en el día actual.
NPS RESERVA DE SALASMMX reduce la intervención MANUAL en un 90%, ya que la gestión de la solicitud de la reserva se automatiza. El procedimiento de aprobación de cualquier solicitud se puede establecer mediante reglas de WORKFLOW, que actúan de forma dinámica con cada petición, comunicándose finalmente a través de correo electrónico y mediante su integración con el calendario personal de Outlook.
Además se dispone de una visualización de calendario de las salas, en la que se nos muestra un detalle global de las reservas.
Es posible obtener a través de un pop-up la información adicional que el administrador haya dispuesto sobre la sala.
Una vez aprobada la solicitud se emitirá un correo al solicitante con la aceptación al tiempo que se actualizará el calendario de Outlook o Lotes Notes.
El sistema se alimenta desde el directorio activo y admite filtrados y vistas del mismo, por lo que si la empresa lo decidiese oportuno se podrían realizar restricciones, por roles, para poder realizar la Reservas de Salas.
Modulos adicionales:
Webpart Disponibilidad de Asistentes
Es un componente adicional que permite visualizar la disponibilidad de los usuarios a convocar para tener una apreciación de su agenda. Totalmente cofigurable. Puede incorporarse como Webpart en distintas zonas de la Intranet.
Este componente requiere obligatoriamente disponer de Exchange Server.
- Puede configurarse las vistas por defecto de:
Mes, Día, Semana y Anual
- Admite CSS generadas por el cliente
- Admite Preprogramación de Colores e interactuar en el Webpart
- Admite Listas adicionales de Sharepoint