¿Porqué las grandes corporaciones eligen SharePoint?
La evolución de las intranets corporativas obliga necesariamente a adoptar las nuevas tendencias que emergen en el mercado tecnológico. En este caso no hablamos sólo de productos o soluciones, sino de medios para facilitar una mayor integración con las plataformas pre-existentes.
No es difícil encontrar escenarios donde priman diferentes tipos de plataformas asociadas a un único proyecto. Es muy habitual que las intranets utilicen un gestor documental de un editor de software, un gestor de contenidos de otro y como colofón, un buscador de un tercero.
Bien es cierto que, no en pocas ocasiones, la decisión tomada versa en la aplicación del mejor producto para cada necesidad. El problema que posteriormente se manifiesta es la complejidad asociada a su desarrollo, implementación y mantenimiento: los distintos editores utilizan modelos de datos propietarios en cada caso. Es decir, por cada tecnología, solución o producto que tenemos y deseamos evolucionar, nos veremos obligados a contar con la intervención de varios proveedores y/o editores con tarifas, licenciamientos, metodologías de servicio y tiempos de respuesta diferentes.
No debemos condicionar exclusivamente nuestra elección en aspectos tales como la gratuidad de un licenciamiento inicial. El objetivo final es obtener la mejor solución posible a nuestras necesidades, con el más optimo costo asociado a su desarrollo, implementación, mantenimiento y escalabilidad. Este modelo plural, con editores independientes, redunda finalmente en un abultado costo de propiedad de la solución.
Ciertamente pueden existir gestores documentales, de contenidos, buscadores o soluciones de red social intra-empresarial más pujantes por su especialización, pero lo bueno de SharePoint, lo realmente esencial, es que aglutina bajo una única plataforma y editor todos ellos.
Existe un solo modelo de datos, que permite una óptima integración y combinación de estos elementos, por lo demás, con características de funcionalidad muy robustas y maduras en cada caso y donde la escalabilidad esta garantizada. La centralización bajo un "único paragüas", evidentemente optimiza los costos finales de la solución funcional que pretendemos.
Otros valores adicionales, en el caso de la plataforma SharePoint, que deben de tenerse muy en cuenta son: su total integración con las herramientas más usuales de escritorio (Office) y a consecuencia de ello una curva de aprendizaje de la solución intranet, por parte de los usuarios de negocio, realmente exigua. Igualmente esta arquitectura integrada facilita un óptimo aprovechamiento de los recursos técnicos y profesionales de los departamentos de sistemas o desarrollo, que requieren conocimientos focalizados en una sola plataforma y no diversificados.
Estas consideraciones anteriormente expuestas, han sido reiteradamente tenidas en cuenta por un cada vez más numeroso número de corporaciones, que han adoptado SharePoint como plataforma en la que sustentar sus aplicativos intranet, extranet e internet.
Actualmente, el liderazgo de SharePoint en el mercado es indiscutible. Si desea contrastar estas reflexiones le invitamos a visionar los siguientes informes de una de las consultoras más prestigiosas:
Magic Quadrant for Horizontal Portals (Gartner Research, Sep. 3, 2010)
Magic Quadrant for Enterprise Content Management (Gartner Research, Nov. 16, 2010).
Magic Quadrant for Social Software in the Workplace (Gartner Research, Oct. 25, 2010)
MarketScope for Enterprise Search (Gartner Research, Nov. 22, 2010)
De forma muy general y sin pretender entrar en un detalle excesivamente técnico, que no es el objeto del presente artículo, SharePoint dispone de los cuatro elementos más esenciales de una intranet:
La Gestión de Contenidos (Documentos, Páginas Web, Centro de Registros)
Gestión Documental avanzada
Gestión de Registros Documentales
Creación Listas personalizadas para el tratamiento de datos y formularios
La creación de encuestas, agendas, contactos
La creación de Páginas WEB para manuales, Wiki, Blogs
Redes Sociales Corporativas
La Integración de Aplicaciones (Desarrollos .NET)
Las Tecnologías de Búsquedas (incluso fuera del ámbito de SharePoint)
Las diferentes arquitecturas de sistemas (Extranet e Internet compatibles)
Estas características, todas ellas disponibles ya en su versión estándar, posibilitan soluciones con múltiples orientaciones funcionales: Desde los Portales de planificación y control de planes de Formación a Portales de gestión del Conocimiento, Oficinas de Proyectos, Portales del Empleado, Portales de gestión de la Innovación Abierta,...