OBJETIVO:

APROBACIÓN DEPARTAMENTAL DE FACTURAS

Creación de una plataforma orientada a la gestión y aprobación de facturas de Proveedores, por parte de los departamentos afines a la misma. La recepción de la facturas puede ser:

• Acceso al ERP de la Empresa mediante Web Services.
• Captura y escaneo manual de la Factura.
• READSOFT (Escaneo e introducción automática).
  

Estos Flujos de aprobación pueden ser configurados y/o diseñados por el usuario. Dos métodos a definir por la empresa:

• Facturas validadas por Departamento
• Facturas aprobadas por Usuarios Individuales
  

Esta solución es un vivo ejemplo de la efectividad de Nps listflow en plataformas BPM.

FUNCIONALIDADES

En la actualidad la gestión de Facturas se realiza manualmente, existiendo los siguientes inconvenientes:

• La posibilidad que una factura se encuentre detenida o extraviada es muy común en grandes organizaciones. 

• Las facturas se centralizan y distribuyen en formato papel, y en algunos casos mediante correos electrónicos que imposibilitan ampliar más información

SOLUCIONES

• Minimiza los procesos administrativos, reduciendo el tiempo necesario entre la recepción, aprobación y archivo de las facturas, especialmente en la parte de los coordinadores de proyectos. En ningún caso supone más trabajo administrativo para el personal de administración.

• Implementa un proceso de aprobación (workflow) que se adapta, en cada caso, a las políticas de aprobación de cada DEPARTAMENTO.

• Muestra el estado de las facturas de proveedores en todo momento, es decir recibidas, pendientes de aprobación, rechazadas o aprobadas MEDIANTE UNA VISUALIZACION DIRECTA Y GLOBAL.

• Facilita el acceso y búsqueda de las facturas mediante

• Proyecto, Oferta, Concurso
• Proveedor
• Aprobador (coordinador, funcionario, etc.)
• Fechas

• Integra el proceso en las herramientas de Gestión Documental existentes (opcional) 

• Dispone de un único repositorio físico de facturas. Es decir, independientemente de la localización geográfica de la persona que debe aprobar las facturas, el documento original estará localizado, evitando el trasiego documental físico por las oficinas.

• Crea una plataforma que permite la contabilización de las facturas (mediante servicios web) en un sólo proceso. El sistema tambien está diseñado para recoger en el futuro la entrada de facturas recibidas por medios electrónicos (Factura electrónica s/RD1496/2003 y RD 87/2005)

• La digitalización del proceso es para todas las facturas de proveedores.

FLUJO A MEDIDA

Las facturas de los proveedores van dirigidas a:

• Un Departamento específico de la organización.

• Servicios Generales de la organización. En cuyo ámbito se dan dos situaciones: